Накази Адміністрації ДПСУ

АДМІНІСТРАЦІЯ  ДЕРЖАВНОЇ

ПРИКОРДОННОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

 

Н А К А З

                                                                           «11» серпня 2021 року                              Київ                              № 54

 

Про організацію та здійснення внутрішнього контролю в Адміністрації Держприкордонслужби

Відповідно до Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062, з метою врегулювання питань організації та здійснення внутрішнього контролю в Адміністрації Держприкордонслужби

НАКАЗУЮ:

1. Внутрішній контроль за виконанням структурними підрозділами Адміністрації Держприкордонслужби під час здійснення оперативно-службової та адміністративно-господарської діяльності законодавства України, наказів та розпоряджень Міністерства внутрішніх справ, Адміністрації Держприкордонслужби здійснювати шляхом:

1) розроблення та подання на затвердження Голові Державної прикордонної служби України документів, спрямованих на забезпечення функціонування елементів внутрішнього контролю;

2) запровадження чітких систем (порядків) планування діяльності, контролю за їх виконанням та звітуванням про виконання планів, завдань і функцій, оцінки досягнутих результатів та за необхідності своєчасного коригування планів діяльності Адміністрації Держприкордонслужби;

3) виконання особовим складом Адміністрації Держприкордонслужби планів, завдань і функцій, визначених законодавством, інформування Голови Державної прикордонної служби України про ризики, що виникають під час виконання покладених на них завдань і функцій, вжиття заходів контролю, здійснення моніторингу, обміну інформацією.

2. Внутрішній контроль в Адміністрації Держприкордонслужби здійснювати в системі елементів:

внутрішнє середовище;

управління ризиками;

заходи контролю;

інформація та комунікація;

моніторинг.

Елементи внутрішнього контролю взаємопов’язані, стосуються всієї діяльності та процесів в Адміністрації Держприкордонслужби.

Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби забезпечити належне функціонування та зв’язок усіх елементів внутрішнього контролю.

3. Директорам департаментів, начальникам самостійних управлінь  Адміністрації Держприкордонслужби до 01 жовтня ц.р. опрацьовувати опис внутрішнього середовища за формою, наведеною в додатку 1.

В описі зазначати:

список завдань, функцій, актів законодавства та інших нормативно-правових актів, інструкцій, регламентів, планів, які визначають порядок їх виконання, правил та принципів управління особовим складом;

розподіл обов’язків щодо виконання кожного завдання, функцій та процесів між структурними підрозділами та особовим складом Адміністрації Держприкордонслужби.

До опису вносити зміни, у разі змін законодавства, визначення нових цілей, завдань та функцій (спроможностей), а також реалізації завдань у рамках затверджених планів діяльності Адміністрації Держприкордонслужби.

Опис процесів за напрямами діяльності опрацьовувати департаментам і самостійним управлінням Адміністрації Держприкордонслужби шляхом розроблення регламентів за формою, наведеною в додатку 2, які затверджувати керівникам цих структурних підрозділів.

Регламенти розробляти з метою:

уніфікації виконання однотипних процесів;

уникнення дублювання виконання одних і тих самих процесів різними структурними підрозділами, особовим складом;

чіткого визначення обов’язків та відповідальності кожного виконавця  під час виконання функцій, процесів, операцій.

У регламенті зазначати:

опис процесів та операцій, що здійснюються в рамках виконання відповідної функції, із зазначенням її учасників;

схеми документообігу за відповідною функцією, процесом;

перелік нормативно-правових актів, які використовуються для здійснення процесів та операцій.

Внесення змін до діючих регламентів здійснювати за напрямами діяльності за наявності таких підстав:

1) прийняття нових та/або внесення змін до діючих актів законодавства, які змінюють порядок виконання функцій, процесів, операцій.

Протягом 30 робочих днів з дати набуття чинності такими нормативно-правовими актами, розробляти нові та/або вносити зміни до діючих регламентів та доводити їх до зацікавлених суб’єктів внутрішнього контролю всіх рівнів, структурним підрозділам Адміністрації Держприкордонслужби.

У разі надходження нормативно-правових актів від інших органів державної влади, структурні підрозділи Адміністрації Держприкордонслужби, які згідно резолюції визначені відповідальними виконавцями зазначених документів, протягом 30 робочих днів самостійно приймають рішення щодо необхідності розробки нових та/або внесення змін до діючих регламентів;

2) запровадження нового або внесення змін до діючого програмного забезпечення, яке змінює порядок виконання функцій, процесів, операцій.

Суб’єкти внутрішнього контролю, які є користувачами такого програмного забезпечення, протягом 15 робочих днів з дня його введення у промислову експлуатацію надають структурним підрозділам Адміністрації Держприкордонслужби за напрямами діяльності пропозиції щодо розробки нових та/або внесення змін до діючих регламентів.

На підставі отриманих пропозицій структурними підрозділами Адміністрації Держприкордонслужби за напрямами діяльності готуються проєкти нових та/або зміни до діючих регламентів.

4. Управління ризиками здійснювати шляхом визначення (ідентифікації) та оцінки ризиків для найбільш раннього виявлення можливих порушень та недоліків, неефективного використання ресурсів під час виконання Адміністрацією Держприкордонслужби функцій, процесів та операцій.

Ідентифікацію ризиків здійснювати шляхом аналізу подій, які можуть потенційно вплинути (чи вже впливали) на виконання процесів, частоти їх виникнення та їх впливу на досягнення кінцевого результату (у грошовому або іншому вимірі), що полягає у визначенні загрозливих для цілей Адміністрації Держприкордонслужби чинників та причин їх виникнення.

Ідентифікацію та оцінку ризиків здійснювати директорам департаментів та начальникам самостійних управлінь Адміністрації Держприкордонслужби, відповідно до Матриці оцінки ризиків, наведеної в додатку 3, та оформлювати у вигляді Каталогу ризиків за формою, наведеною в додатку 4, який надавати управлінню контролю за службовою діяльністю органів Департаменту організації роботи, планування та контролю Адміністрації Держприкордонслужби (далі – координатор внутрішнього контролю) щороку до 25 листопада.

Орієнтовні критерії оцінки ризиків наведені в додатку 5.

Отримані за результатами ідентифікації та оцінки ризиків дані обробляти координатору внутрішнього контролю та надавати Голові Державної прикордонної служби України на затвердження у формі Реєстру ризиків, наведеній в додатку 6.

Під час формування Реєстру ризиків не допускати:

включення ризиків, які не впливають на досягнення цілей;

надання визначень ризиків, які є зворотним формулюванням цілей, завдань та функцій, покладених на Адміністрацію Держприкордонслужби.

Реєстр ризиків погоджується та доводиться до заінтересованих керівників структурних підрозділів та особового складу Адміністрації Держприкордонслужби в частині, що стосується.

Координатору внутрішнього контролю на підставі Реєстру ризиків готувати мені пропозиції щодо способів реагування на ідентифіковані та оцінені ризики.

Рішення про реагування на ризики приймається Головою Державної прикордонної служби України.

Прийняті рішення оформлювати у вигляді Плану управління ризиками Адміністрації Держприкордонслужби (далі – План) на відповідний рік за формою, наведеною в додатку 7.

До Плану включати найбільш суттєві ризики, які мають визначальний вплив на досягнення цілей та ефективне управління ресурсами, як правило, не більше 7 ризиків на рік.

План на наступний рік затверджувати не пізніше 31 грудня поточного року.

Управління іншими ризиками, які не внесені до Плану на відповідний рік, здійснювати керівникам та особовому складу структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби на підставі витягів з Реєстру ризиків.

Внесення змін до Реєстру ризиків та Плану здійснювати за результатами:

періодичного моніторингу внутрішнього контролю, аналізу управлінської діяльності та звітних документів щодо досягнення встановлених результатів діяльності;

рекомендацій управління внутрішнього аудиту.

Після завершення контрольних заходів, внутрішніх аудитів керівникам структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби, координатору внутрішнього контролю:

аналізувати слабкі місця системи внутрішнього контролю;

здійснювати перегляд неефективних заходів контролю;

складати плани усунення прорахунків;

вносити зміни до Реєстру ризиків та Плану.

Перегляд ризиків здійснювати з періодичністю не рідше ніж один раз на рік, а позаплановий перегляд ризиків здійснювати у разі суттєвих змін у внутрішньому середовищі, змінах законодавства, виявлення фактів порушень законодавства (у тому числі шахрайства, корупційних правопорушень чи порушень, пов’язаних з корупцією) та (або) завершення контрольних (аудиторських) заходів.

5. Заходи контролю здійснювати на всіх рівнях діяльності Адміністрації Держприкордонслужби щодо всіх функцій і завдань.

6. Інформаційний та комунікаційний обмін організувати з гарантуванням керівникам усіх рівнів наявності достатньої інформації, необхідної для прийняття рішень із виконання покладених на них завдань та функцій.

Інформація повинна бути:

доцільною, що передбачає наявність лише необхідної інформації;

своєчасною, що передбачає отримання  інформації у визначений час;

актуальною, інформація не повинна бути застарілою до її отримання;

чіткою, тобто правильною та достатньо деталізованою;

доступною, що передбачає вільний доступ до інформації зацікавленим учасникам процесу.

Комунікацію (процес обміну інформацією) забезпечити в усіх напрямах діяльності Адміністрації Держприкордонслужби через усі її структурні підрозділи та доводити до всього особового складу в межах визначених повноважень та відповідальності.

Комунікацію здійснювати як від керівництва Адміністрації Держприкордонслужби до особового складу, так і у зворотному напрямку, а також між усіма структурними підрозділами, посадовими особами Адміністрації Держприкордонслужби та зовнішніми зацікавленими сторонами ході під час виконання завдань, функцій та процесів.

Інформування Голови Державної прикордонної служби України про стан функціонування системи внутрішнього контролю здійснювати координатору внутрішнього контролю та управлінню внутрішнього аудиту, а також суб'єктам внутрішнього контролю за результатами:

проведеної суб’єктами внутрішнього контролю ідентифікації та оцінки ризиків у порядку, визначеному пунктом 5 цього наказу;

оцінки стану виконання плану заходів щодо управління ризиками і звітів про їх виконання, річних звітів про забезпечення гарантій;

моніторингу виконання обов’язкових вимог, наданих аудиторськими підрозділами, зовнішніми контролюючими органами за результатами проведення аудиторських (контрольних) заходів;

відстеження впровадження рекомендацій, наданих за результатами проведених внутрішніх аудитів, у порядку та терміни, встановленими відомчими нормативно-правовими актами з питань проведення внутрішніх аудитів.

7. Моніторинг стану функціонування системи внутрішнього контролю здійснювати:

постійно – під час поточної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, директорам департаментів та начальникам самостійних управлінь Адміністрації Держприкордонслужби;

періодично – з метою вивчення стану виконання в цілому та/або окремих завдань та функцій структурними підрозділами Адміністрації Держприкордонслужби, координатору внутрішнього контролю Адміністрації Держприкордонслужби за рішенням Голови Державної прикордонної служби України та формою, наведеною в додатку 8.

Результати періодичного моніторингу оформлювати у формі звіту за формою, наведеною в додатку 9, та подавати Голові Державної прикордонної служби України на розгляд.

Періодичну оцінку виконання в цілому та/або окремих завдань та функцій для проведення аналізу результативності системи внутрішнього контролю здійснювати управлінню внутрішнього аудиту за рішенням Голови Державної прикордонної служби України.

Результати періодичної оцінки оформлювати у формі звіту за формою, затвердженою наказом Адміністрації Держприкордонслужби від 22.05.2020 №50 «Про затвердження методичних рекомендацій з внутрішнього аудиту».

8. Директорам департаментів, начальникам самостійних управлінь Адміністрації Держприкордонслужби:

щороку до 10 січня подавати координатору внутрішнього контролю Адміністрації Держприкордонслужби звіт про стан функціонування системи внутрішнього контролю за минулий рік;

опрацювати та затвердити в установленому порядку посадові інструкції з визначенням функціональних обов’язків щодо здійснення внутрішнього контролю в підпорядкованих структурних підрозділах.

9. Начальнику управління контролю за службовою діяльністю органів Департаменту організації роботи, планування та контролю та начальнику управління внутрішнього аудиту внести зміни до положень про відповідні управління в частині, що стосується, з таким урахуванням:

управління контролю за службовою діяльністю органів Департаменту організації роботи, планування та контролю Адміністрації Держприкордонслужби здійснює моніторинг стану організації та функціонування системи внутрішнього контролю в цілому та/або окремих його елементів в Адміністрації Держприкордонслужби та регіональних управліннях, органах охорони державного кордону, загонах морської охорони, навчальних закладах та органах забезпечення (далі – органи Держприкордонслужби);

управління внутрішнього аудиту Адміністрації Держприкордонслужби здійснює оцінку функціонування системи внутрішнього контролю в цілому та/або окремих його елементів в Адміністрації Держприкордонслужби та органах Держприкордонслужби.

10. Директору Департаменту організації роботи, планування та контролю протягом серпня – грудня 2021 року організувати та провести комплекс навчальних заходів з визначеною категорією особового складу структурних підрозділів Адміністрації Держприордонслужби щодо порядку проведення ідентифікації та оцінки ризиків у системі внутрішнього контролю.

11. Начальнику управління контролю за службовою діяльністю органів Департаменту організації роботи, планування та контролю Адміністрації Держприкордонслужби:

 до 25 вересня 2021 року розробити практичний порадник з внутрішнього контролю, який направити в органи Держприкордонслужби;

інформацію про стан функціонування внутрішнього контролю узагальнювати за Держприкордонслужбу та щороку до 01 лютого подавати Міністерству фінансів України звіт про організацію та здійснення внутрішнього контролю у розрізі елементів внутрішнього контролю за встановленою ним формою.

12. Внести такі зміни до наказу Адміністрації Державної прикордонної служби України від 27.12.2019 № 117 «Про розподіл обов'язків керівного складу Адміністрації Державної прикордонної служби України»:

1) підпункт 2 пункту 1, підпункт 2 пункту 2,  підпункт 2 пункту 3 наказу доповнити новим абзацом такого змісту: «здійснення внутрішнього контролю в Адміністрації Держприкордонслужби»;

2) пункт 4, пункт 5 доповнити новим абзацом такого змісту: «забезпечувати здійснення внутрішнього контролю, координацію, нагляд та оцінку його функціонування у підпорядкованих їм структурних підрозділах».

13. Наказ Адміністрації Держприкордонслужби від 21.09.2020 № 101 «Про звітування щодо стану організації та здійснення внутрішнього контролю» вважати таким, що втратив чинність.

14. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

 

Голова Державної прикордонної служби України

генерал-майор                            Сергій ДЕЙНЕКО