Загальні положення

 Регламент Громадської ради при Адміністрації Державної прикордонної служби України (далі - Регламент) розроблено на основі Положення про Громадську раду при Адміністрації Державної прикордонної служби України (далі Громадська рада).

 Регламент регулює організаційні та процедурні питання діяльності Громадської ради.

 Робота Громадської ради є відкритою і прозорою. Громадська рада інформує Адміністрацію Державної прикордонної служби України (далі – Службу) та громадськість про свою діяльність.

 Висвітлення діяльності Громадської ради здійснюється в порядку, передбаченому Положенням про Громадську раду та цим Регламентом.

 Громадську раду очолює Голова, який обирається рейтинговим голосуванням відповідно до порядку та у спосіб, передбачений Положенням про Громадську раду та цим Регламентом.

 Голова Громадської ради має заступників, які обираються рейтинговим голосуванням відповідно до порядку та у спосіб, передбачений Положенням. Заступник, який набрав більшу кількість голосів членів Громадської ради вважається першим заступником.

 Розподіл функціональних повноважень між заступниками Голови Громадської ради (далі - заступники Голови) здійснюється Головою Громадської ради за участі заступників та членів правління Громадської ради.

Громадська рада з метою виконання своїх завдань та здійснення функцій розробляє План роботи Громадської ради на календарний рік.

Розробка Плану роботи Громадської ради здійснюється Головою Громадської ради (або за його дорученням одним із  заступником) спільно із секретарем  та іншими членами Правління Громадської ради на підставі пропозицій членів Громадської ради з урахуванням пропозицій Служби.

План роботи на рік затверджується Громадською радою на одному із своїх перших засідань.

Планування роботи Громадської ради з проведення громадської експертизи діяльності Служби, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, участі в проведенні Службою консультацій з громадськістю у формі публічного громадського обговорення здійснюється з урахуванням вимог відповідних постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших норм законодавства.

План роботи Громадської ради передбачає наведені нижче заходи:

План роботи Громадської ради на наступний рік ухвалюється не пізніше ніж за тиждень до закінчення поточного року.

Члени Громадської ради та голови комітетів/комісій подають Голові Громадської ради свої пропозиції для включення до Плану роботи Громадської ради на наступний рік за три тижні до закінчення поточного року.

Для вирішення організаційних питань своєї діяльності Громадська рада утворює Правління Громадської ради (далі -  Правління), до складу якої входять: голова, заступники голови, секретар, голови комітетів/комісій та інші особи за рішенням Громадської ради, в тому числі з правом дорадчого голосу уповноваженого представника Служби. Правління очолює та організовує його роботу голова Громадської ради.

Правління  є вищим керівним органом Громадської ради в період між її засіданнями і вирішує всі поточні питання діяльності Громадської ради, забезпечує виконання рішень та Плану роботи Громадської ради, інформує на засіданнях Громадської ради про свою діяльність.

Для документального та інформаційно-комунікаційного забезпечення роботи Громадської ради, а між її засіданнями – Правління, Громадська рада утворює  Секретаріат Громадської ради (далі – Секретаріат), до складу якого входять 2-3 члена Громадської ради. Секретаріат очолює та організовує його роботу секретар Громадської ради.

Для об'єднання управлінських можливостей інститутів громадянського суспільства і фахівців відповідної галузевої спрямованості утворюються робочі органи Громадської ради – комітети та комісії, а також тимчасові робочі органи –  експертні (робочі) групи.

Склад комітетів і комісій формується за рішенням Громадської ради з числа членів Громадської ради за їх власним бажанням. Рішення оформлюється протоколом. Усі члени Громадської ради (за винятком голови, його заступників та секретар) у складі того чи іншого (за власним бажанням) постійного робочого органу (комітету, комісії) Громадської ради.

За рішенням Громадської ради або Правління, у разі необхідності, на визначений період часу можуть бути створені тимчасові робочі органі –експертні або робочі групи для підготовки окремих питань до розгляду на засіданні Громадської ради, підготовки та проведення окремих заходів Громадської ради.

До складу експертних (робочих) груп можуть входити члени Громадської ради за власним бажанням та, за окремим рішенням Громадської ради, до них можуть бути включені, за згодою, представники Служби, інших інститутів громадянського суспільства з правом дорадчого голосу, експерти.

Комітет/комісію очолює голова, який призначається рішенням Громадської ради, експертну (робочу) групу очолює голова, який призначається рішенням Правління з числа членів Громадської ради, які входять до складу цієї комісії (експертної, або робочої групи).

З числа членів комітету/комісії, експертної (робочої) групи обирається заступник голови комітету/комісії, експертної (робочої) групи та секретар, який організовує документообіг.

Організація діловодства Громадської ради, контроль за виконанням рішень Громадської ради (Правління), здійснення організаційного та інформаційного забезпечення діяльності Громадської ради, виконання доручень Голови громадської ради, що випливають із рішень ради покладаються на Секретаріат (секретаря) Громадської ради.

Основною формою роботи Громадської ради, Правління, комітетів/комісій та експертних (робочих) груп є засідання (у тому числі виїзні). Рішення приймаються шляхом голосування і оформлюються протоколом та оприлюднюються через веб-сайт Служби. У разі рівного розподілу голосів, вирішальним є голос головуючого на засіданні.

Засідання Громадської ради проводяться за потреби, але не рідше ніж однин раз на квартал, Правління – не рідше одного разу між засіданнями Громадської ради, а засідання комітетів/комісій та експертних (робочих) груп проводяться за потреби.

Чергові засідання Громадської ради (Правління) скликаються Головою Громадської ради, а у разі його відсутності – заступником Голови Громадської ради, який виконує його обов'язки.

Рішення про дату, час і місце проведення чергового засідання Громадської ради (Правління) приймається по закінченню попереднього засідання, про що інформується Служба.

Проект порядку денного формується Головою Громадської ради відповідно до Плану роботи Громадської ради з урахуванням пропозицій заступників, секретаря, голів комітетів/комісій, членів Громадської ради та членів експертних (робочих) груп .

Для включення до порядку денного питання необхідно подати коротку аналітичну довідку та проект рішення з цього питання.

Секретаріат (Секретар) Громадської ради інформує членів Громадської ради (Правління) про дату, час, місце проведення та проект порядку денного засідання Громадської ради (Правління)шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою, або в інший прийнятний спосіб, не пізніше ніж за 10 календарних днів до дати проведення засідання.

Повідомлення про проведення засідання Громадської ради розміщується на офіційному веб-сайті Служби.

Засідання Громадської ради (Правління) є правомочними, якщо на них присутня не менш як половина від її обраного складу.

Перед початком засідання Громадської ради (Правління) секретар Громадської ради проводить письмову реєстрацію учасників.

Позачергові засідання Громадської ради (Правління) скликаються Головою Громадської ради за особистою ініціативою, чи ініціативою більше половини членів Правління Громадської ради чи ініціативою не менше ніж однієї третини загального складу її обраних членів, а також за ініціативою Голови Служби.

Рішення про скликання позачергового засідання приймається Правлінням (у виняткових випадках – Головою) Громадської ради протягом трьох робочих днів з дати отримання ним мотивованої, підписаної її ініціатором (– ами) вимоги про скликання такого засідання разом з проектом порядку денного.

Позачергове засідання Громадської ради проводиться не пізніше ніж у десятиденний строк (робочі дні) після надходження вимоги про його скликання, поданої відповідно до цього Регламенту.

Повідомлення про скликання позачергового засідання Громадської ради розміщується секретарем Громадської ради на офіційному веб-сайті Служби не пізніше ніж за сім календарних днів до дати його проведення.

Засідання Громадської ради проводяться відкрито. На запрошення Голови Громадської ради у засіданнях Громадської ради можуть брати участь з правом дорадчого голосу інші особи, які не є її членами.

Уповноважений заступник Голови Служби або інший уповноважений представник Адміністрації Служби бере участь у засіданнях Громадської ради за запрошенням.

На початку засідання Громадської ради затверджується порядок денний, проект якого пропонується Головою Громадської ради.

По кожному з розглянутих питань порядку денного засідання Громадська рада має ухвалити рішення. Рішення ухвалюється у такій послідовності:

Проекти рішень Громадської ради готуються членами Правління, головами комітетів/комісій, експертних (робочих) груп, членами Громадської ради. Всі проекти рішень мають бути подані Громадській раді не пізніше ніж за сім календарних днів до початку засідання.

Усі проекти рішень, що надійшли до Громадської ради, мають бути доведені секретарем Громадської ради до відома кожного члена Громадської ради шляхом розсилання електронною поштою не пізніше ніж за три календарні дні до початку засідання Громадської ради.

Головує на засіданні Громадської ради її Голова або за його дорученням один із заступників.

Тривалість засідання Громадської ради встановлюється на початку засідання, виходячи з обсягу та складності питань, порушених у порядку денному даного засідання і затверджується радою.

Рішення Громадської ради ухвалюються відкритим голосуванням простою більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні. У разі рівного розподілу голосів, вирішальним є голос головуючого на засіданні.

Підрахунок голосів при голосуванні здійснюється та оголошується головуючим на засіданні.

Член Громадської ради може мати особливу думку/позицію (позицію інституту громадянського суспільства, яке він представляє в Громадській раді) з будь-якого питання, що розглядається Громадською радою. Така особлива думка/позиція зазначається безпосередньо у протоколі рішення Громадської ради або викладається членом Громадської ради письмово й додається до протоколу рішення Громадської ради.

В окремих випадках Громадська рада може ухвалити рішення про зміну форми голосування на початку його проведення.

У разі проведення таємного голосування, на засіданні Громадської ради обирається лічильна комісія. У цьому разі підрахунок голосів проводить лічильна комісія, та підсумки голосування оголошує голова лічильної комісії. Протокол лічильної комісії про підсумки голосування затверджуються рішенням Громадської ради.

Під час проведення засідання Громадської ради Секретаріат (секретар) Громадської ради веде та складає протокол. Виступаючі на засіданні з питань порядку денного для достовірності викладення у протоколі надають виступ у письмовій формі.

Рішення Громадської ради підписуються Головою Громадської ради та її секретарем.

Громадська рада (Правління) та її робочі органи можуть ухвалювати рішення також шляхом електронних консультацій між членами. Ініціювати таку форму ухвалення рішень може Голова Громадської ради або її робочого органу.

Процедура ухвалення рішень шляхом електронних консультацій передбачає:

При застосуванні такої форми ухвалення рішення кожний член Громадської ради (Правління) повинен взяти участь в опитуванні. У разі незгоди, заявити відмову. У разі відсутності відповіді до встановленого терміну, голос зараховується, як «ЗА»

Рішення вважається прийнятим за умови голосування за нього не менше як половини від обраного складу Громадської Ради.

Відповідальність за підрахунок голосів покладається на секретаря Громадської ради, а оголошення підсумків голосування та оприлюднення на Голову Громадської ради.

Голова Громадської ради бере участь у засіданнях колегії Служби.

Громадська рада щоквартально готує та подає Службі пропозиції до орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю. Такі пропозиції мають бути розглянуті та затверджені на засіданні Громадської ради.

Громадська рада може подавати Службі пропозиції щодо проведення консультацій з громадськістю, не передбачені орієнтовним планом проведення таких консультацій. Такі пропозиції від імені Громадської ради подаються Головою Громадської ради на підставі рішення Громадської ради.

 Голова Громадської ради в обов'язковому порядку інформує Службу про ухвалені Громадською радою рішення.

Громадська рада може ініціювати та проводити в установленому порядку (відповідно до Порядку проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженого постановою Кабінету міністрів України від 03.11.2010 року № 996) консультації з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, віднесених до компетенції Служби, а також  громадську експертизу її діяльності, громадську антикорупційну експертизу проектів нормативно-правових актів.

Рішення про ініціювання проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, віднесених до компетенції Служби, громадської експертизи її діяльності, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів ухвалюється Громадською радою виключно на її засіданнях на основі пропозицій, внесених членами Громадської ради.

Для проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, віднесених до компетенції Служби, громадської експертизи її діяльності, антикорупційної експертизи, проектів нормативно-правових актів рішенням Громадської ради утворюється експертна група, до складу якої залучаються за бажанням члени Громадської ради та представники інших інститутів громадянського суспільства.

 Результати проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, віднесених до компетенції Служби, громадської експертизи її діяльності, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів перед їх оприлюдненням в обов'язковому порядку мають бути розглянуті на засіданні Громадської ради.

 На офіційному веб-сайті Служби (в рубриці «Громадська рада») розміщується установчі документи, Положення про Громадську раду та Регламент її роботи, інформація про склад Громадської ради та її керівні і робочі органи, плани роботи Громадської ради, інформація про прийняті рішення, щорічний звіт про діяльність Громадської ради. В інших засобах масової інформації така інформація може розміщуватися за наявності можливостей.

 Щорічний звіт про діяльність Громадської ради перед його оприлюдненням затверджується Громадською радою на її засіданні.

Розміщення офіційної інформації про діяльність Громадської ради на офіційному веб-сайті Служби здійснюється секретарем Громадської ради за погодженням з головою Громадської ради.

 Під час взаємодії із органами виконавчої влади, державними органами, інститутами громадянського суспільства та засобами масової інформації офіційну позицію Громадської ради з того чи іншого питання може висловлювати Голова Громадської ради або за його дорученням заступник (–(ки).

Голова Громадської ради під час взаємодії із органами виконавчої влади, державними органами, інститутами громадянського суспільства та  засобами масової інформації та роз'яснення їм позиції Громадської ради має керуватися виключно рекомендаціями та іншими рішеннями Громадської ради (Правління). У інших випадках, члени та голова Громадської ради мають зазначити, що вони висловлюють власну позицію, яка необов'язково може  відображати позицію Громадської ради.

Голова Громадської ради або заступник, який виконує його обов’язки, секретар мають виключне право підписувати документи на бланку Громадської ради. Члени Громадської ради можуть публічно вербально або письмово зазначати свою приналежність та/або  приналежність інституту громадянського суспільства, який вони представляють в Громадській раді.

Регламент Громадської ради затверджується Громадською радою на її засіданні простою більшістю голосів. Зміни до Регламенту подаються членами Громадської ради секретарю Громадської ради і виносяться головою Громадської ради на розгляд на найближчому  черговому або позачерговому засіданні Громадської ради.